Le contact humain demeure la pierre angulaire de la relation avec le patient. Pour satisfaire et fidéliser une patientèle, il faut un accueil de qualité grâce au service de permanence téléphonique. Cette fonction revient à une secrétaire médicale. C’est pourquoi, on la considère comme un élément clé dans l’organisation d’un établissement de santé. En France, les professionnels de santé font généralement appel aux télésecrétariats pour gérer leurs tâches administratives.
Malheureusement, ces entreprises ont du mal à trouver des employés qualifiés pour assurer la gestion de la relation téléphonique avec les patients. Et pour cause, c’est un métier qui n’est pas très passionnant. Les tâches sont répétitives. Par conséquent, les salariés perdent leur motivation. De plus, avec le développement du freelancing, de nombreuses secrétaires médicales travaillent en tant qu’indépendantes pour tirer plus de bénéfices.
Pour pallier cette problématique, il existe une solution : recourir à un télésecrétariat offshore. Zoom sur le sujet.
Quelles sont les activités à externaliser en offshore ?
Externaliser son service de permanence téléphonique médicale consiste à confier différentes missions à un prestataire extérieur. Ces missions relèvent du domaine du télésecrétariat. Dans le secteur médical, il existe plusieurs types de sous-traitants qui proposent une gestion téléphonique des cabinets médicaux. Cependant, les calls center offshore sont les plus sollicités. Et pour cause, ils peuvent gérer un volume d’appels important. Un centre téléphonique peut gérer vos activités administratives de façon quotidienne, pendant les périodes de débordement d’appels et vos moments de repos.
Voici quelques exemples de services qu’un télésecrétariat offshore peut vous proposer :
- L’accueil téléphonique personnalisé.
- La gestion des appels téléphoniques entrants.
- La gestion des agendas professionnels des médecins.
- La prise de rendez-vous par internet.
- Le filtrage des appels : urgence, consultation, demande d’information, etc.
Pourquoi recourir à un télésecrétariat offshore ?
Vous êtes réticents à externaliser votre service de permanence téléphonique médicale en offshore. Pourtant, la délocalisation de vos activités apporte de nombreux bénéfices à condition de travailler avec un prestataire fiable. Tout d’abord, vous pouvez réduire considérablement vos coûts. En effet, un prestataire offshore propose une offre tarifaire largement inférieure. Par la suite, vous travaillez avec des télésecrétaires médicales expérimentées et qui ont un sens inouï du relationnel. Une qualité importante dans le domaine de l’accueil téléphonique.
Outre l’avantage économique, un télésecrétariat à l’étranger offre une garantie de continuité de service. En effet, cette entreprise possède une équipe qui gère les différentes missions lorsqu’une ou plusieurs télésecrétaires sont absentes ou partent en congé. Par ailleurs, une secrétaire téléphonique médicale ne travaille pas uniquement du lundi au vendredi. Ses horaires peuvent varier selon un planning bien défini. Ainsi, le standard téléphonique du cabinet médical peut rester ouvert même pendant les jours fériés. Enfin, vous vous libérez des contraintes administratives comme la gestion du personnel.
Service de permanence téléphonique externalisé : les points d’attention
La réticence vient souvent d’une méconnaissance. C’est pourquoi, pour savoir si l’externalisation offshore fonctionne, il faut avant tout l’expérimenter. Par ailleurs, comme nous l’avons expliqué plus haut, la réussite d’un projet dépend du choix du prestataire. Bien que la délocalisation de votre plateforme téléphonique soit bénéfique au niveau financier, il ne faut pas se précipiter vers le tarif le plus bas. En effet, cela ne garantit pas forcément une qualité et un professionnalisme. Il faut tout d’abord vérifier l’expertise du prestataire. Un véritable expert dispose d’une organisation hiérarchique, d’une main d’œuvre compétente et d’outils adaptés à votre activité.
Puis, il est important de faire appel à une permanence téléphonique spécialisée dans le domaine médical. Il s’agit d’une structure où les offres s’adaptent à tous les professionnels de santé (médecin général, médecin spécialiste, les professionnels paramédicaux, etc.). En effet, ce sous-traitant connaît votre métier plus qu’un télésecrétariat généraliste. Pour finir, vous devez confier certaines informations au prestataire. C’est pourquoi, il est crucial de choisir celui qui peut assurer la sécurité de vos données. Le prestataire doit se conformer aux règlementations comme le RGPD. En somme, une permanence téléphonique médicale externalisée vous permet de vous libérer de plusieurs contraintes tout en maintenant le contact humain avec les patients. La réussite de votre projet d’externalisation dépend grandement de votre choix de télésecrétariat.
