Si votre entreprise fonctionne sur un système de facturation, vous connaissez peut-être les retards de paiement, voire le non-paiement. Cela s’explique par de nombreuses raisons, allant de factures perdues à des dépenses supplémentaires imprévues que le client ne pouvait pas se permettre. Toutefois, quelles que soient les circonstances, une facture impayée peut nuire à votre entreprise. Vous devez agir si vous voulez recevoir votre argent. Mais que faire ? Si un client n’a pas payé sa facture à temps, voici comment vous assurer de ne pas seulement recevoir votre paiement, mais également d’entretenir de bonnes relations avec le client.
Discuter au préalable de tous les coûts et conditions de paiement
Pour éviter les mauvais payeurs, il faut commencer par tout mettre au clair dès le départ. Cela vous permet non seulement de définir les attentes de paiement de votre client, mais renforce aussi la confiance nécessaire à une relation client forte et positive. Avant de vous plonger dans un projet, assurez-vous que votre client est parfaitement au courant des coûts projetés et prenez le temps de répondre à ses questions dès le départ.
Avoir cette clarté dès le départ contribuera à renforcer la confiance des clients et leur détermination à payer le montant intégral. Si quelque chose change en cours de route, alertez vos clients en temps réel afin d’éviter toute surprise.
Vous devez également configurer un système qui repose sur une politique ou des conditions de service. Par exemple, si vous ne payez pas dans les cinq jours, vous recevez un avertissement. 10 jours, vous obtenez des frais de retard ; 20 jours, vous perdez le service.
Facturer le travail à l’avance
Si vous pensez qu’il est trop risqué d’utiliser un système de facturation, demandez le paiement intégral avant de commencer tout travail. En effet, le seul moyen d’atténuer les impayés est de facturer le travail à l’avance. Certains consommateurs peuvent être réticents à soumettre des paiements avant de recevoir du travail, c’est une voie à double sens. Pour les rassurer, encouragez-les à lire des témoignages ou à contacter de précédents clients.
Si vous avez une feuille de route impeccable et que vous prenez soin de vos clients de manière constante, vous gagnerez de plus en plus le droit de recevoir un paiement avant le travail. Par ailleurs, si un client a un doute, demandez-lui d’appeler n’importe lequel de vos clients, n’importe quel jour et n’importe quand, et de lui poser des questions sur votre réputation et votre intégrité en tant qu’organisation.
Vous pouvez également facturer un acompte avant de commencer tout travail, en refusant les clients qui ne semblent pas vous convenir. Cela se voit souvent dès le début. S’il y a un problème avec les acomptes, il y aura probablement des problèmes avec les factures futures.
Envoyer les factures immédiatement.
En tant que propriétaire d’une petite entreprise, il est très facile de perdre la trace d’une facture client. Vous pouvez même oublier d’en envoyer un en premier lieu. Et traquer un client pour le paiement d’une facture que vous n’avez jamais envoyée ne fera que nuire à votre réputation.
Pour éviter donc un quelconque problème, essayez d’envoyer la facture dès que le travail est terminé. Ainsi, il aura le temps de le regarder et de préparer votre somme. Cependant, n’oubliez pas de mettre la date limite du paiement.
