L’organisation d’un salon professionnel est une aventure passionnante, mais elle peut aussi être difficile si vous ne disposez pas des compétences requises en matière d’organisation d’événements. Sans une bonne planification, des ressources adéquates et une gestion proactive, votre événement professionnel peut devenir un cauchemar opérationnel et marketing pour vous, vos partenaires et les participants.
Pour les entreprises qui participent à votre salon professionnel, cet événement est une véritable opportunité de communiquer, d’exposer et de vendre leurs produits et – surtout – leur marque, de créer de nouveaux partenariats et d’entrer en contact avec des clients potentiels ou existants. Les entreprises comme les participants attendent beaucoup de vous en termes de planification et de gestion de ce type d’événement.
Voici nos 7 conseils pour organiser un salon professionnel et en faire une réussite totale !
1. Planifiez bien à l’avance
Il faut éviter de se lancer immédiatement dans l’organisation du salon, car cela pourrait vous faire oublier des détails essentiels au bon déroulement de votre événement professionnel. En planifiant et en élaborant un plan d’action bien à l’avance, vous augmenterez considérablement vos chances de réussite. En d’autres termes, avant de mettre en route l’organisation du salon lui-même, vous devez vous donner suffisamment de temps pour.. :
- Définir les objectifs du salon
- évaluer le potentiel de votre événement
- fixer un budget, même approximatif
- Rédiger votre cahier des charges
- Développer un plan marketing
- Identifier les lieux potentiels de l’événement
- Faites une estimation de vos besoins en termes d’équipement, de personnel, etc.
2. Trouvez un lieu qui soit pratique pour vous et pour les participants
Le choix du lieu d’un salon professionnel est d’une importance capitale. Vous devez tenir compte non seulement de vos propres besoins, mais surtout de ceux des participants au salon. L’adéquation du lieu a une grande importance : la ville choisie attirera-t-elle le plus grand nombre de participants ? Est-il facile d’accès pour le type de participants que vous pensez voir arriver ? À ce stade, vous devez tenir compte de l’attrait et de l’accessibilité de la ville ou du village de votre choix (pensez à la présence de moyens de transport adaptés, surtout si les participants viennent de loin), mais aussi des conditions météorologiques.
De même, la commodité d’accès au site lui-même est très importante : y a-t-il plusieurs entrées, des places de parking, un accès pour les fauteuils roulants, des sorties de secours, un espace suffisant pour circuler en toute sécurité, un espace suffisant pour tous les stands ? Le nombre de participants attendus est également important et doit vous guider dans votre recherche du lieu idéal : votre salon est-il petit, moyen ou grand ? Les lieux tels que les salles de réunion, les centres culturels et les salles de conférence des hôtels conviennent généralement aux salons professionnels de petite et moyenne taille – pour les salons professionnels plus importants, il est généralement nécessaire d’opter pour des lieux plus grands tels que des salles de conférence ou des centres d’exposition.
3. Choisir une date qui n’entre pas en conflit avec d’autres événements importants
Tout comme le choix du lieu, le choix de la date du salon n’est pas anodin. Vous devez absolument éviter d’organiser votre salon en même temps que d’autres événements importants pour vos catégories de participants (notamment les entreprises, les sponsors, les participants). Ces événements importants peuvent être aussi bien des fêtes que d’autres salons. Cependant, il est parfois intéressant d’organiser votre salon à la même date/période que ces autres événements importants si – et seulement si – vous pouvez et voulez utiliser le trafic généré par ces autres événements !
4. Trouver des sponsors/partenaires
Les sponsors sont essentiels à la promotion et au succès des événements professionnels tels que les salons professionnels. Il est donc important de trouver soit plusieurs partenaires, soit un sponsor principal. Ils doivent avoir une grande expérience dans votre secteur cible et être considérés comme de véritables experts par les participants du salon. Pour que chaque partie puisse bénéficier de ce partenariat, envisagez d’établir un contrat de type commercial, dans lequel votre partenaire vous donnera des conseils en marketing, un accès à des bases de données de clients, des espaces d’exposition, etc. en échange d’une grande visibilité et de services gratuits avant, pendant et après le salon.
5. Faites le bon choix en matière de déploiement de votre plan marketing
Nous parlons ici de la promotion de votre salon professionnel, dont une partie est déjà prise en charge par vos sponsors. En dehors du sponsoring, en ce qui concerne la promotion traditionnelle de ce type d’événement professionnel, vous devez faire les bons choix marketing et organisationnels. Les choix essentiels à faire à ce stade concernent la vente de billets et de stands aux participants et aux spectateurs. Pour ce faire, nous vous conseillons d’utiliser divers outils et canaux tels que les appels téléphoniques, les annonces par e-mail, les affiches et les médias sociaux – en veillant toujours à diriger votre message vers votre public cible pour le salon professionnel.
Optez pour une solution de billetterie/inscription en ligne
Pour la vente de vos billets, vous devez opter pour une plateforme d’enregistrement ou une solution de billetterie en ligne afin de faciliter la gestion de l’événement. Notre solution de billetterie s’intègre directement au site internet de votre salon, vous offre un mini-site de vente le cas échéant, et vous permet également d’envoyer directement des rappels aux participants ainsi que d’envoyer vos invitations et vos pass.
Optez pour une solution de contrôle d’accès et de dématérialisation des paiements
De même, pour assurer la sécurité de vos transactions et éviter les fraudes, vous devez opter pour une solution de contrôle d’accès des participants à la porte le jour du salon, ou encore un système de dématérialisation des paiements. Cette dernière solution vous permet, par exemple, de contrôler et de gérer toutes les transactions liées à vos stands de merchandising, food-trucks et bars.
Prévoyez d’avoir des supports marketing sur place
Par ailleurs, il est important de créer des supports marketing tels que des bannières, des panneaux directionnels ou des flyers pour dynamiser la promotion de votre événement. N’hésitez pas à externaliser cette tâche si vous ne souhaitez pas recruter du personnel pour cela.
6. Planifiez le divertissement, la nourriture et les boissons
Le divertissement, la nourriture et les boissons sont importants et font partie intégrante de tout bon salon professionnel. Le divertissement renforcera le niveau d’enthousiasme des visiteurs et des entreprises participant au salon. Quant à la nourriture et aux boissons, vos participants auront besoin de reprendre des forces et de se désaltérer. Vous pouvez également fournir des plats à emporter pour le personnel du stand qui ne peut souvent pas quitter son poste pendant l’événement.
7. Suivi après le salon professionnel
Lorsque vous organisez des événements professionnels, il est essentiel que vous effectuiez un suivi complet de vos participants et partenaires après le salon. Cela permet de maintenir une relation positive et d’instaurer un climat de confiance avec ces parties prenantes, ce qui est très important pour les prochains événements que vous pourriez organiser. N’hésitez pas à demander à ces participants un retour sur l’organisation et leur expérience afin d’améliorer vos prochaines éditions.
Quoi qu’il en soit, tout au long du processus d’organisation, vous devez prêter attention aux détails, prévoir un plan B pour tout, et toujours vous assurer que vos choix offriront une expérience unique aux participants et les aideront à atteindre les objectifs qu’ils se sont fixés en participant à vos salons professionnels.