La permanence téléphonique a depuis toujours fait figure de proue auprès des entreprises. Malgré l’arrivée des nouvelles technologies de communication en effet, elle est restée indispensable dans le milieu professionnel. Ce service de gestion d’appels permet d’optimiser la relation entre une firme et sa clientèle, mais aussi avec ses fournisseurs et ses partenaires. Découvrez les raisons principales pour lesquelles il vous faut un prestataire spécialisé dans l’accueil téléphonique !
Pour faire des économies
D’abord, vous devrez savoir que recourir à un prestataire en accueil téléphonique ne vous ruinera pas à travers son faible coût. Ce service en externe vous permettra effectivement de faire de belles économies malgré les avantages conséquents qu’il apporte. L’absence de dépenses destinées à la mise en œuvre d’un service client en interne et à l’achat de matériels ou de logiciels allègera évidemment vos charges professionnelles. De plus, vous ne serez pas contraint d’embaucher de nouveaux employés. C’est aussi le cas pour les formations puisque les secrétaires à distance ont déjà les compétences nécessaires à la bonne gestion de vos appels téléphoniques.
Pour profiter d’un tarif flexible
Il est aussi important de préciser que la plupart des entreprises spécialisées dans la permanence téléphonique proposent une tarification selon le nombre d’appels reçus. Les charges destinées à cette fonctionnalité dépendront essentiellement du déroulement de vos activités. De plus, ce service est souvent proposé en forfait. Cela dit, le choix de la durée d’utilisation de la permanence vous revient afin que vous ayez toujours la main sur le budget destiné à cette externalisation indispensable.
Pour offrir un accueil de qualité
L’image fiable et professionnelle qu’elle donne à votre entreprise constitue l’un des principaux atouts de la permanence téléphonique. La disponibilité en continu de l’accueil aidera votre firme à fidéliser vos clients. Vos appels seront par ailleurs traités avec beaucoup d’intérêts et cela améliorera considérablement la réputation de votre établissement. Les secrétaires à distance offriront un accueil personnalisé afin d’assurer la bonne humeur des appelants. C’est de cette manière qu’ils apporteront un aspect positif à l’image de marque de votre société.
Pour être plus réactif et disponible
Dans le cas d’un cabinet médical, la permanence téléphonique aide beaucoup les professionnels à mieux se focaliser sur leur cœur de métier. Au lieu de vous occuper des appels entrants, pris en charge par des télésecrétaires médicaux compétents, vous aurez le temps de vous adonner à votre véritable fonction. Quel que soit votre domaine d’activité, le fait de recourir à un accueil téléphonique externalisé vous apportera aussi plus de disponibilité. Tous les messages et rendez-vous importants vous seront transmis rapidement et immédiatement. Cela garantira une meilleure réactivité à votre entreprise face aux situations d’urgence ou aux imprévues.
Pour avoir une meilleure relation
À l’heure où les entreprises sont contraintes de répondre à chaque demande, il leur est indispensable de rester joignable à tout moment. En confiant la gestion de vos appels à un secrétaire à distance dédié, vous pourrez toujours assurer un accueil humain. C’est alors de la sorte qu’il vous sera possible de garantir une relation de qualité avec vos clients et vos collaborateurs. Cette réception personnalisée fournie par le prestataire de service vous aidera au final à fidéliser votre clientèle.
Quelques conseils pour bien choisir son prestataire en permanence téléphonique
Plusieurs éléments sont à prendre en compte lorsque vous souhaitez opter pour l’externalisation de votre accueil téléphonique. Avant de souscrire à une formule pour votre entreprise en effet, il vous faut d’abord évaluer ses besoins (une permanence téléphonique ponctuelle, continue, 24h/24, etc.). Ensuite, vous devez définir les résultats que vous attendez réellement de cette solution (amélioration de la relation client, soin de l’image de marque…). Cela vous servira surtout à fixer le budget indispensable pour sa mise en exécution. Sachez que ces informations sont cruciales afin que vous puissiez déterminer le prestataire adapté. Sans oublier que la structure de votre société (micro-entreprise, TPE/PME, etc.) est aussi un détail important dans le choix (télésecrétaire indépendant, agence de permanence téléphonique, centre d’appel).