Secrétariat téléphonique externalisé : quels sont les réels intérêts ?

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L’externalisation est aujourd’hui un moyen efficace pour confier le secrétariat téléphonique à des experts. Elle est accessible aux PME et aux TPE, sans oublier les professions libérales, les artisans, les médecins et les professionnels de santé, les institutions bancaires et de crédit…

Bénéficier d’un service valorisant la disponibilité

Une entreprise spécialisée a fait du secrétariat téléphonique son cœur de métier. De ce fait, elle dédie tout son temps et ses ressources à son développement. La plupart du temps, elle propose des services permanents. Ses télésecrétaires sont opérationnels à tout moment. Ce qui permet aux entreprises clientes de choisir les plages horaires de leur choix.

Il faut dire que ces aspects permettent de soigner l’image de son entreprise puisqu’elle offre une grande disponibilité à ses clients. Sachant qu’il y aura toujours quelqu’un pour accueillir les appelants. Aussi, le temps d’attente est réduit grâce au secrétariat téléphonique externalisé. Durant les pics d’activité et les heures de fermeture des bureaux, il n’y aura plus d’appels perdus.

Cette disponibilité est réellement appréciée par les clients et les prospects. Autant insister sur ce point afin de générer un impact positif sur l’image de la société.

Un secrétariat téléphonique personnalisé

Soigner l’accueil téléphonique de sa société reste le meilleur moyen qui permet de préserver une relation forte et durable avec les clients. Un service de secrétariat téléphonique externalisé est souvent piloté par des téléopérateurs compétents. Ces derniers sont souvent formés aux techniques de relation client par téléphone avant de prendre leur poste.

Ils s’entraînent souvent pour accueillir les appelants d’ une manière professionnelle et courtoise. En plus d’adopter et démontrer des gestes et attitudes agréables, ils s’assurent de gérer les appels tout en respectant les instructions et les consignes de l’entreprise cliente.

Pour atteindre les objectifs, il est donc obligatoire d’établir un secrétariat téléphonique personnalisé. La qualité de l’accueil par exemple a un impact sur la réputation de l’entreprise. Un accueil de mauvaise qualité peut pousser l’interlocuteur à aller voir ailleurs, c’est-à-dire vers la concurrence.

Maîtriser les dépenses

Il est évident que recruter un secrétaire ou un standardiste en interne peut coûter cher. Celui-ci doit travailler toute la semaine même en l’absence de travail. Il occupe son poste à des heures bien définies. En plus de cela, l’entreprise doit assurer sa rémunération, ses charges sociales et divers autres engagements.

En revanche, le fait de confier la gestion du secrétariat téléphonique à un prestataire est plus abordable. La société cliente ne paie que le service fourni. Elle sera épargnée des dépenses précédemment citées. Ce qui allège grandement les charges dans toute sa totalité. Il est même possible de fixer le budget à l’avance en fonction du volume de travail à déléguer. Cette option évite également les surcoûts et les mauvaises surprises.

Bénéficier des nouvelles technologies

En optant pour l’externalisation, une société peut collaborer avec une structure spécialisée qui comprend mieux les nouvelles et les meilleures technologies. En plus de ses compétences dans le domaine du secrétariat téléphonique, elle peut prouver l’innovation à travers l’adoption de solutions haut de gamme. Souvent, elle met au service de ses clients des outils de gestion et de communication très performants.

La plupart du temps, elle opte pour une connexion haut débit et pour le couplage de la téléphonique avec les équipements informatiques. Cet aspect lui permet de réaliser leurs missions d’une manière très organisée. Le service d’accueil téléphonique est par exemple optimisé par l’usage d’une plateforme CRM.

Des fois, elle profite également d’autres fonctionnalités avancées comme les outils de suivi de la performance d’un plateau téléphonique, l’affichage automatique d’une fiche client, les indicateurs performants. Il s’agit d’une évolution qui apporte de la valeur réelle à son entreprise.

Selon les cas, certains centres d’appel utilisent des Callbots pour parfaire le service client de leurs clients. Il s’agit de robots capables de répondre aux appelants en utilisant le texte et la voix. Ils ont été créés pour optimiser l’accueil téléphonique. Ils sont même capables de réaliser des campagnes téléphoniques de grande envergure.